Vorige week heb ik deelgenomen aan een workshop over complexiteit. Complex en ingewikkeld zijn verschillende dingen. Een complex probleem kan moeilijk als ingewikkeld opgelost worden. En toch is dat wat er vaak gebeurt.
Veranderen
Veel mensen ervaren dat hun werkomgeving snel en steeds sneller verandert. Organisaties zoeken naar manieren om relevant te blijven in een markt en wereld die verandert. We hebben te maken met oorlog, de energiecrisis, en problemen met leveringen als gevolg van geopolitieke spanningen. De grote uitdaging is daarbij om duurzame oplossingen te vinden die verantwoord omgaan met beperkte grondstoffen en de manier waarop we onze wereld achterlaten.
Organisaties zoeken naar manieren om in te spelen op de uitdagingen. Hoe kan je relevant blijven in een markt die steeds sneller verandert?
Veranderen is complex, meer nog dan ingewikkeld…
Wat is complexiteit?
En in dat verschil zit ook het begin van de oplossing.
Een ingewikkeld probleem is een probleem wat op een gestructureerde manier kan worden opgelost door het in kleinere stukjes op te delen. Dit in tegenstelling tot een complex probleem waar niet direct duidelijke handvaten voor een oplossing beschikbaar zijn en een grotere mate van onvoorspelbaarheid speelt. In veel gevallen is een probleem waar verschillende standpunten en mensen gemanaged moeten worden een complex probleem.
In veel (grotere) projecten en programma’s is het stuk soft change een belangrijke factor. De belangen van de business (naar de perfecte oplossing) kunnen botsen met de nood aan een pragmatische, haalbare oplossing. Een van de uitgangspunten van change management is het omgaan met weerstand tegen die verandering. Daarnaast speelt een complexiteit rond het stellen van prioriteiten van de leveranciers van de oplossing.
Praktijk
Het doel van een verandertraject is een werkbare oplossing in te voeren en die door de gebruikers geaccepteerd wordt. Dit wil zeggen dat de eindoplossing evolueert en aangepast wordt aan nieuwe inzichten en de aanwezige weerstand. Dit bijsturen is essentieel voor een succesvolle invoering. Dit vraagt dialoog en samenwerking.
Het management vraagt duidelijk oplossingen en voorspelbare planningen.
In verschillende organisaties heb ik gemerkt dat de reactie op onzekere situaties is door het formaliseren van operationele processen. Processen geven een gevoel van controle. De project- of programma manager is verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de resultaten.
En daarin wordt een belangrijk onderdeel vergeten.
Wat is er nodig?
Een belangrijk onderdeel van de verandering is het aanwezig zijn, luisteren en vertrouwen wekken. Zoals Lencioni heeft uitgelegd is vertrouwen een belangrijke factor voor succesvolle resultaten.
Hoewel de meeste managers het belang hiervan in theorie wel kennen, is het ook het punt wat het meest onderschat wordt. De gevolgen van bijsturen zijn moeilijk in te schatten en slecht meetbaar.
Echt luisteren vraagt om volledig aanwezig te zijn en open te staan voor de mening en het gevoel van de ander. Luisteren heeft nood aan doorvragen zonder oordelen. Hoe vaak nemen we hier nog de tijd voor? Hoe vaak hebben we in het hoofd al geen conclusie gevormd over een oorzaak?
De workshop gaf inzicht in de verschillen tussen complexiteit en ingewikkeldheid en dat aandacht nodig is om complexe problemen op de juiste manier aan te pakken.
Frank Geertsen, Dirk Swaegers – Succes in turbulente tijden
https://www.architectsofdreams.be/
Hoe aanwezig en aandachtig ben je zelf voor de mens in de organisatie? Word je overspoeld door de hectiek van de dagelijkse oplevering of is er ruimte om het team in beweging te zetten?
Denk de komende dagen eens na hoe de dynamiek in de organisatie kan verbeteren. Wat heb je nodig?